Documentos de la Empresa

Generalmente, los auditores revisan una variedad de documentos; incluyendo comprobantes de pago, políticas y procedimientos empresariales, contratos laborales, y otros documentos relevantes en el monitoreo de las condiciones de empleo de los trabajadores de la empresa.

Los tipos de documentos que se pueden revisar son: 

Una copia de los contratos firmados entre la empresa y cada uno de los intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la empresa.

Revisar los contratos para asegurarse de que éstos especifican las obligaciones relacionadas con lo siguiente:

• Servicios proveídos por el intermediario laboral;
• Gastos y honorarios pagados por la empresa y el intermediario laboral;
• Honorarios de reclutamiento;
• Prohibición de trabajo forzoso y trata de personas;
• Sanciones por falta de cumplimiento con los términos de los contratos, en relación a los derechos laborales y humanos; y
• Descripción detallada sobre la cantidad y el tipo de deducciones hechas por la empresa o por el intermediario.

Un listado completo de todos los trabajadores huéspedes y migrantes empleados en la empresa

Al revisar este listado, es necesario asegurarse de que la siguiente información es incluida:

• Nombres completos y número de identificación de cada trabajador;
• Terminal o departamento de trabajo y horario laboral;
• Fecha de contratación;
• Nombre de los intermediarios (en ambos, país de origen y destino);
• Dirección e información de contacto en el país de origen; y
• Información de contacto en caso de una emergencia.

 

Un listado completo de todos los intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la empresa, y otra documentación

Por cada intermediario, asegurarse de revisar lo siguiente:

• Información de contacto completa;
• Información sobre las licencias y acreditaciones del intermediario;
• Información sobre las licencias y acreditaciones de cualquier subcontratista o sub-agente utilizado por el intermediario; y
• Historial de las acciones tomadas por la empresa para la selección, contratación y evaluación de los intermediarios laborales.

Todas las políticas relevantes de la empresa y su manual de procedimientos operativos

La revisión de las políticas y procedimientos de una empresa, tiene dos propósitos básicos:
 1) puede ayudar a examinar el marco de políticas que han sido adoptadas por la instalación, para enfrentar los principales problemas laborales relacionados con los trabajadores migrantes.
2) puede proporcionar información sobre los procedimientos desarrollados por la instalación, para abordar problemáticas de recursos humanos y laborales en el lugar de trabajo. 
Revisar estos materiales 
– incluyendo políticas de recursos humanos y códigos de conducta 
– para evaluar el compromiso de la empresa en cuanto a:

• La prohibición del trabajo forzoso y la trata de personas, y todas las formas de engaño y coerción en el reclutamiento, la contratación y el manejo de trabajadores migrantes;
• Trato justo de los trabajadores 
• La contratación de intermediarios comprometidos a no cobrar ningún horario o gasto a los trabajadores por reclutamiento.
• La prohibición de la confiscación o retención de pasaportes u otros documentos de valor de los trabajadores
• Prácticas de recursos humanos relacionadas con el reclutamiento, contratos laborales, salarios, y horas de trabajo
• Garantías de libertad de movimiento y libertad personal de los trabajadores, en las residencias operadas por los empleadores.
• Desarrollo progresivo de un proceso eficaz de selección y contratación de intermediarios laborales responsables

 Archivos de personal de un número representativo de los trabajadores migrantes

Cuando sean revisados los archivos de personal de los trabajadores migrantes, hay que asegurarse de recolectar la siguiente información:

• Una copia del pasaporte del trabajador o carnet de identificación nacional;
• El nombre e información de contracto del intermediario laboral;
• Información de contacto en caso de una emergencia;
• Notificaciones disciplinarias, si aplica; y
• El Contrato laboral firmado.

Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante, para asegurarse de que las provisiones sobre los salarios cumplen con los estándares mínimos legales, o de la industria. Además, los contratos laborales deberían:

• Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores pueden dejar su empleo sin sanción, siempre con notificación de tiempo razonable;
• Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en cuanto a:
• Salarios;
• Horas de trabajo;
• Días libres y bajas anuales; y
• Procedimientos disciplinarios que pueden resultar en el despido.
• Los contratos no deberían contener ninguna indicación de substitución o alteración de las provisiones originales, realizadas con el fin de crear condiciones menos favorables para el trabajador.

Archivos de personal de trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que han renunciado.

Revisar los archivos de personal de todos los trabajadores migrantes despedidos o de trabajadores que han renunciado. Asegurarse de revisar todos los puntos anteriores, y en especialmente los procedimientos de quejas y disciplina.

• Los archivos de personal de los trabajadores despedidos deberían incluir la razón precisa y el detalle del despido, además de la documentación de la indemnización, cuando esta es requerida por ley.
• Asegurarse de que los archivos no incluyan ninguna evidencia de violencia, intimidación, acoso, amenazas o abuso verbal o físico en el lugar de trabajo.